全てのフリーランスに捧ぐ!仕事を断るときのテンプレート【チャットで使える】

全てのフリーランスに捧ぐ!仕事を断るときのテンプレート【チャットで使える】

仕事の依頼があったけれど専門外の仕事だ…」「せっかくだから引き受けたいけれど納期が間に合いそうもない」など、フリーランスであればどうしても仕事を断らなければならない場面はあるものです。

しかし、どのように断れば良いのかを理解している人は少ないのではないでしょうか。そこで、今回はフリーランスが使える「仕事を断るときのテンプレート」についてご紹介します。

なお、最近は「Chatwork」「Slack」「LINE」でクライアントとやり取りすることが増えたという方も多いと思いますので、チャットで使うことを想定しています。

仕事を断ることが苦手なフリーランスは多い

仕事を断ることが苦手なフリーランスは多い

仕事を断ることに苦手意識を感じるフリーランスは非常に多いです。断ったら今後依頼してもらえなのではないか…、気を悪くさせてしまうかもしれない…こうした不安を感じることは珍しいことではないでしょう。

そのうえ、収入が不安定なフリーランスにとって、一つの仕事を断ることは大きな損失といっても過言ではありません。

しかし、無理に仕事を引き受けたところで、結局納品物のクオリティが低かったり、納期をオーバーしてしまったりしては結局相手からの印象を悪くしてしまうものです。

そのため、今後のお付き合いに影響のない断り方を把握しておくことが大切といえます。

仕事を断るうえで注意すること4つ

仕事を断るうえで注意すること4つ

仕事を断るときのテンプレートについて確認する前に、まずは「仕事を断る」うえで注意するポイントについて解説します。

1.仕事を受けられなくて残念に感じていることを伝える

仕事を断る際に、短文でシンプルに返信してしまうことはありませんか?

ビジネスにおいて、無駄な文章をダラダラと入れることは適切とは言えません。しかし、仕事を断る場合、シンプルな文面で返信してしまうと相手は「そっけない」という印象を抱いてしまうことがあります

そのため、プラスアルファのイメージで「仕事を受けられなくて残念です」という気持ちを伝えることが大切です。

せっかく興味深いお話を頂いたのですが…

ぜひ対応したかったのですが…

このように、残念に感じていることを伝えると相手からの印象を悪くしてしまうことがありません。

2.今後も遠慮なく依頼してほしいことを伝える

フリーランスにとって最も不安であるといえるのが「今後の取引が無くなってしまう」ということではないでしょうか。

しかし、チャットの文面を意識すれば、今後の取引を意識してもらうことはできます。例えば以下のような一言を付け加えると良いでしょう。

今回はお断りさせて頂きますが、今後もぜひご依頼頂けますと幸いです。

次回は御社の仕事を優先して対応致しますので、今後ともよろしくお願い致します。

このように一言付け加えるだけで、チャットを受け取った相手は「また依頼してみよう」という気持ちになるものです。

3.相手に寄り添った文章を心掛ける

仕事を断ると様々な不安が生じてしまうもの。しかし、これは自分にばかり意識が向いている状態であり、相手への配慮が欠けているといえます。

相手は仕事を断られて、別のフリーランスに依頼する手間が増えてしまっている状況です。もしくは、その仕事を自分で引き受けなければならない状況かもしれません。

どちらにせよ、仕事を依頼してくださった方の負担が増えていることは間違いないでしょう。そういった状況にある相手に対して寄り添った文章を心掛けることも大切です。

お手伝いできず申し訳ございません。

お手数おかけ致しますが、宜しくお願い致します。

断ったことで相手の負担が増えたことについて、寄り添う気持ちを一言付け加えることがおすすめです。

4.提示された納期の延期を申し出てみる

仕事を断る理由の一つに「提示された納期では間に合わない」というものがあります。この場合、納期の延期が可能であれば対応できる、ということをアピールしてみましょう。

あいにく〇月まではスケジュールに余裕がございません。

もし〇月〇日に納期を延期頂ければ対応可能ですが、いかがでしょうか。

こうした返信であれば、「仕事を受けたいという気持ち」「スケジュールによっては対応可能な要旨」を伝えることができます。

仮に、納期の延期に応じてもらえるようであれば、仕事を断らなくて済むため、収入に不安を感じることも無くなるでしょう。

フリーランスにおすすめ!仕事を断るときのテンプレート【チャット利用】

フリーランスにおすすめ!仕事を断るときのテンプレート【チャット利用】

ここからは、仕事を断るときに使えるテンプレートについてご紹介します。

自分の状況と照らし合わせながら、適切なテンプレートを使用してみてください。

対応範囲外の仕事を依頼された場合

依頼された内容を確認してみると「対応範囲外」の仕事であることもあります。この場合は、どのようにお断りするのが好ましいのでしょうか。

ご相談頂いた内容は対応範囲外ですので、お受けすることができません。大変申し訳ございませんが、今回はお断りさせて頂けますでしょうか。

今回のご依頼内容は私の専門分野ではございません。そのため、ご期待頂いている品質で納品するのは難しいかと思います。

「できない」を全面的に出すか、「期待に沿えない」という意味を出すかで、受け取った相手の印象は若干異なります。

お互いの関係性を見ながら使い分けてみてください。

予算に納得できない場合

フリーランスにとって死活問題となるのが「予算に合わない仕事の引き受け」です。安売りしてしまうと収入は減ってしまうだけでなく、今後の報酬交渉が難しくなってしまうことがあります。

そのため、自分が「予算と仕事内容が見合っていない」と感じたらお断りすることがベストです。具体的なお断り内容は以下の通りです。

他の取引先様との公平性を保ちたいため、今回御社からご提示頂いた料金では対応ができません。ご理解頂きますようお願い致します。

ご提示頂いた予算では、〇〇までの対応となってしまいます。もしくは、△△の作業を追加しまして、□□円でご検討頂くことは可能でしょうか。

他の取引先との契約条件をやんわりとアピールしたり、新しく仕事内容をこちらから提案するなどして、状況に応じて柔軟にお断りすることが大切です。

仕事を断らずに無理に引き受けるのはNG!

仕事を断らずに無理に引き受けるのはNG!

フリーランスにとって仕事を断ることは様々な不安が出てくるものです。今後の関係性や、本来獲得できるはずだった収入を逃したこと、業界に自分の悪い評判が流れるリスクなど、考えただけでもゾッとしてしまうのではないでしょうか。

とはいえ、無理に仕事を引き受けてしまうと、結果的にトラブルになってしまう可能性があります。「納期を守れない」「品質が低い」「作業ミス」などは、信頼を失ってしまい、結果的に取引先を失うことになってしまいます

目先の利益に惑わされて引き受けるよりも、誠意を持って断った方が、お互いにとって良い選択となるのです。

そのため、対応が難しそうな依頼があった場合は、勇気をもって断る、もしくは交渉することを心掛けましょう。

仕事は断るときはメールテンプレートを活用しよう

今回は仕事を断るときに使えるメールテンプレートについてご紹介しました。

仕事を断る、というと「できない」という内容を強くアピールした文面になってしまうことが多いものです。しかし、次の仕事につなげたいのであれば工夫して文章を練る必要があります。

どうしても仕事を断らなければならない状況になったら、ぜひ上記の内容をヒントにして活用してみてはいかがでしょうか。

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